Anskaffelser i FMI

Du kan finde alle FMIs udbud og annonceringer på www.udbud.dk

Alle EU-udbud bliver offentliggjort i Tenders Electronic Daily (TED), hvor du også kan finde EU-udbud fra andre EU-medlemsstater. www.ted.europa.eu 

Der er mulighed for at abonnere på oplysninger om nye udbud, der er relevante for din virksomhed både via Udbud.dk og TED.

På udbudsplatformen ETHICS kan du finde alle FMIs EU-udbud. ETHICS: www.ethics.dk/ethics/eo

Særlige anskaffelser kommer ikke i udbud, det kan bl.a. gøre sig gældende, hvis der er ophavsrettigheder, tekniske grunde eller særlige efterretningshensyn.

Når FMI gennemfører udbud sker det via udbudsplatformen ETHICS.

Det er ikke muligt at afgive tilbud på andre måder end via ETHICS.

Du kan oprette dig som bruger, læse mere om udbudsplatformen og orientere dig i offentliggjorte markedsundersøgelser og udbud på ETHICS’ hjemmeside.

ETHICS: www.ethics.dk/ethics/eo

SKI er Staten og Kommunernes Indkøbsservice. SKI indgår aftaler på en række IT, varer og tjenesteydelser på tværs af Stat og Kommune.

FMI vil anvende en SKI aftale fremfor selv at indgå en aftale, såfremt der findes en dækkende SKI-aftale.

Du kan læse mere om SKI på deres hjemmeside, hvor du også kan læse om, hvordan du kan blive leverandør på en SKI-aftale.

SKI: www.ski.dk

NATO Support and Procurement Agency er en indkøbsorganisation under NATO.

NSPA indgår både civile og militære aftaler, som medlemmer af NATO kan anvende.

Da Danmark er medlem af NATO kan din virksomhed også blive leverandør til NSPA.

Det er en forudsætning for at deltage i NSPAs udbud, at du er optaget i NSPAs leverandør database. Du kan ansøge om at blive optaget via NSPAs hjemmeside.

Vi anbefaler, at du læser videre på NSPAs hjemmeside om, hvordan NSPA gennemfører udbud.

Det er også på NSPAs hjemmeside, at du kan orientere dig i de udbud, som NSPA gennemfører. Du kan tilmelde dig en overvågning, så du får besked, når der er et udbud, som passer til din virksomhed.

NSPA: www.nspa.nato.int

På Cyber området har NATO oprettet NATO Communications and Information Agency. Organisationen indgår aftaler på cyber-området, som NATOs medlemmer kan anvende.

Din virksomhed kan også blive leverandør til NCIA.

Deltagelse i NCIAs udbud kræver, at du er registreret i NCIAs NEO eProcurement. Det er også gennem NEO eProcurement, at alle udbud via NCIA bliver gennemført.

På NCIAs hjemmeside kan du læse mere om processen for udbud via NCIA samt hvordan du bliver registreret på NEO eProcurement.

NCIA: www.ncia.nato.int

EU’s udbudsregler fastsætter rammerne for udbud. Hvis du laver fejl i dit tilbudsmateriale, kan du risikere at blive sorteret fra i den videre proces.

Vi anbefaler derfor, at du sætter dig godt ind i udbudsreglerne, inden du deltager i et udbud. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har lavet flere nyttige vejledninger og værktøj som du kan finde på deres hjemmeside.

KFST: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Markedsdialogen er jeres mulighed for at fortælle FMI, hvad I kan, samt gøre opmærksom på, hvis der er uhensigtsmæssigheder eller urealistiske krav i materialet. Sidstnævnte kunne f.eks. være en urealistisk kort leveringstid.

Jeres svar i markedsdialogen udelukker jer ikke fra et udbud og vi kan derfor kun opfordre til at jeres svar er realistiske og afspejler virksomhedens faktiske kapacitet. Vi udarbejder udbudsmaterialet på baggrund af svar fra markedsdialogen, og oplever nogle gange, at tilbudsgivere i et tilbud alligevel ikke kan levere det, som de har beskrevet i markedsdialogen.

I udbudsmaterialet er fastsat en række formelle krav til dig og din virksomhed, som skal overholdes. Det kan være oplysninger eller dokumentation, der skal leveres, ligesom der vil være fastsat en række krav til ydelsen, der skal afgives tilbud på.

Du finder rammerne for det enkelte udbud i udbudsbetingelser. Det er en god idé at sætte sig grundigt ind i udbudsbetingelserne, da de fungerer som en vejledning og hjælp til udfyldelse af tilbuddet.

Det er vigtigt, at alle krav overholdes, og efterspurgt dokumentation medsendes og vi oplever desværre, at vi er nødt til at udelukke gode tilbud, da de ikke overholder formelle eller obligatoriske krav.

Vær opmærksom på, at der i et udbud altid vil være mulighed for at stille spørgsmål, indenfor en fastsat frist, hvor du kan få afklaret eventuel tvivl. Alle spørgsmål og svar skal ske via udbudsplatformen.

En udbudsproces kan være en langstrakt affære. Dels skal FMI på baggrund af markedsdialogen udarbejde udbudsmaterialet, herunder kravspecifikationen, og dels er der en række lovfastsatte tidsfrister, der skal efterleves af ordregiver i et udbud.

På leverandørsiden kan det tage lang tid at udarbejde tilbud og sikre sig, at den nødvendige dokumentation er tilgængelig.

Når tilbuddene er kommet ind skal FMI evaluere hvert enkelt tilbud. Det foregår oftest i to trin, hvor FMI i første omgang undersøger om tilbuddet er konditionsmæssigt, dvs. lever op til alle formelle krav og mindstekrav og dernæst evaluerer tilbuddene. Afhængig af, hvor mange krav, der er opstillet og hvor mange tilbud FMI har modtaget, kan det tage uger, inden en vinder er fundet.

Vi opfordrer til, at du væbner dig med tålmodighed og følger med i kommunikationen om udbuddet via udbudsplatformen.

Når du har underskrevet en aftale med FMI, skal aftalen implementeres. Der er mange ting, der skal være på plads før der kan ske levering til Forsvaret.

Vi anbefaler, at du sætter god tid af samt de rigtige folk til implementering af aftalen og til at få det gode samarbejde med FMI op at køre.