Kontraktrevision
Som offentlig myndighed har vi en pligt til at sikre, at de priser vi betaler for varer og tjenesteydelser, er rimelige.
"Det er FMI’s ansvar, at Kongeriget får mest muligt forsvar for pengene. Når vi tildeler en kontrakt direkte, stiller vi derfor krav om kontraktrevision. Du kan her på siden læse mere om, hvordan og hvornår FMI stiller disse krav." |
| Per Pugholm Olsen, Generalløjtnant Direktør for FMI |
Hvornår stiller vi krav om kontraktrevision?
Når kontrakter udbydes i konkurrence, vil markedet som udgangspunkt være med til at sikre markedsprisen. Konkurrence mellem flere leverandører betyder, at prisen fastsættes på almindelige markedsvilkår.
I nogle tilfælde findes der kun én leverandør, som kan opfylde Forsvarets behov. Dertil foreligger der inden for forsvarssektoren ofte ikke et direkte sammenligneligt marked, der kan danne grundlag for en benchmarking.
I disse situationer har vi ikke en markedspris at sammenligne tilbuddet med. Derfor er der behov for en anden metode til at vurdere, om prisen er rimelig.
Hvordan vurderer vi prisen?
Når der ikke findes en konkurrencebaseret markedspris, tager vi udgangspunkt i en omkostningsbaseret vurdering.
Det betyder, at prisen vurderes på baggrund af:
- Jeres dokumenterede omkostninger* ved at gennemføre leverancen, samt
- En vurdering af, hvad der udgør en rimelig avance i den konkrete kontrakt.
For at kunne foretage vurderingen, er det nødvendigt at få indsigt i jeres priskalkulation og de omkostninger, der indgår i prissætningen.
Hvordan fastsættes en rimelig avance?
Avancebegrænsningen for en kontrakt fastsættes altid konkret ud fra forholdene i det konkrete tilfælde, herunder en samlet vurdering af den dokumenterede risiko, som I, som leverandør, påtager jer i forbindelse med kontrakten. En høj risiko kan typisk begrunde en højere avance.
Fortrolighed og håndtering af oplysninger
Kontraktrevision baserer sig i høj grad på jeres interne og fortrolige oplysninger.
Derfor er det alene vores kontraktrevisorer, der har adgang til de detaljerede data, som indgår i revisionen. Oplysningerne deles ikke med øvrige dele af organisationen eller eksterne (med undtagelse af Rigsrevisionen).
Kun relevante parter, eksempelvis den kontraktansvarlige, vil modtage revisionsrapporten, som indeholder revisionens overordnede konklusioner og ikke fortrolige regnskabstal.
Det retslige grundlag for kontraktrevision
Vi er som offentlig myndighed underlagt det forvaltningsretlige princip om forsvarlig forvaltning af offentlige midler. Princippet medfører, at vi ved indgåelse af kontrakter skal sikre, at der opnås rimelige og forsvarlige vilkår, herunder at der ikke betales mere end nødvendigt for den pågældende leverance.
Når der ikke er konkurrence om en leverance, bidrager en avancebegrænsning til at sikre overholdelsen af dette princip, idet avancebegrænsningen netop har til formål at sikre, at vi ikke betaler en uforholdsmæssig høj pris for leverancen.
Kravene til, hvilke omkostninger der kan indgå i omkostningsbasen, og hvilken maksimal avance I som leverandør kan opnå, bidrager også til at sikre overholdelsen af EU-statsstøtteforbud, idet reguleringen har til formål at sikre, at leverandører ikke opnår en økonomisk fordel ud over, hvad der svarer til en rimelig markedsmæssig fortjeneste.
* Dette omfatter både de direkte henførbare omkostninger og indirekte henførbare omkostninger, der dækker en fair andel af virksomhedens kapacitetsomkostninger.
Hvad er kontraktrevision?
Kontraktrevision gennemføres som led i en såkaldt ”Open Book-aftale” i kontrakter med kun èn leverandør.
Det indebærer, at vores kontraktrevisor får adgang til at gennemgå jeres detaljerede priskalkulation og relevante omkostningsdata. Formålet er at kontrollere, at prissætningen bygger på korrekte, opdaterede og dokumenterbare oplysninger.
Revisionen bidrager til at sikre:
- Gennemsigtighed i prissætningen.
- Dokumentation for at priserne er efterprøvet.
- Sikkerhed for, at vi anvender offentlige midler på en forsvarlig og sparsommelig måde.
Visse kontrakter har så lille en værdi, at det ikke er økonomisk forsvarligt at gennemføre kontraktrevision, hvorfor de er undtaget fra kravet om kontraktrevision. Vi har internt fastsatte niveauer for de relevante aftaleværdier.